Работа с электронной почтой стала важным умением в наш век цифровых технологий. Официальные постановления, заявления, отчёты и дополнительная информация – всё это поступает к нам через Интернет. Одно неверно составленное письмо может создать вам такую печальную репутацию в глазах начальника или коллег, что никакие профессиональные умения этого не исправят, поэтому важно помнить об этике такого делового письменного общения. Ниже мы расскажем вам об основных ошибках, на которые стоит обратить внимание и не допускать их

Длинные и непонятные формулировки предложений. Тут всегда работает золотое правило – «краткость – сестра таланта». Чем короче и яснее вы подадите свою мысль, тем легче будет адресату понять вас и ответить в такой же лаконичной форме. Упрощайте всё, что можно!

Большое количество смайликов или знаков препинания. Даже если вы с чем-то не согласны, то это не повод отправлять письмо с восклицательными знаками во всю строку или красными разъяренными смайликами. Сдержано выразите свое мнение посредством слов, помня, что вы всё-таки ведете деловую переписку. Поберегите смайлики и экспрессивные знаки препинания для личных сообщений.

Пустая строка «Тема». Мы рекомендуем всегда обозначать содержание послания кратко отразив основную мысль. Так ваш собеседник, ещё не открыв письмо, сразу поймёт, о чём пойдёт речь, что значительно улучшит коммуникацию и позволит быстрее находить письма через некоторое время.

«Несерьёзное» название электронного адреса. Для работы стоит завести отдельную почту, а личную оставить для всего остального. Навряд ли коллеги и начальник будут серьёзно относиться к «blondinka88», а вот «olgaivanova» явно не вызовет шуток в ваш адрес и покажет, что вы серьёзный и взрослый человек. Это же правило нужно применить и  к фотографии вашей почты. Котики на аватарке хороши, но не в рабочей среде, там всё-таки должно быть ваше лицо.

Злоупотребление кнопкой «Переслать». Когда вы открываете послание, а там вместо лаконичного сообщения лента из нескольких пересылок со всеми адресами и датами, то это изрядно нервирует. Ведь чтобы понять главную мысль письма, вам придется прочитать всё содержимое, да ещё и попытаться понять, а что же главное, на что хотел указать собеседник? Согласитесь, что ситуация неприятная, поэтому не ставьте других людей в такое положение. А если уж и хочется переслать что-то, то попробуйте кратко сформулировать, как бы вы пересказали это, если получится хорошо, то отправьте вашу мысль адресату. А если мысль совсем не идет, а поделиться надо, выделите основные моменты в чужих сообщениях и обозначьте тему. 

Помните, что деловая переписка также важна, как и устное общение. Она показывает уровень вашего профессионализма и умение донести мысль «на бумаге». Совершенствуйте свои навыки и избегайте вышеуказанных ошибок в своей работе с электронной почтой!